5 raisons de stocker vos documents dans le cloud

Vous vous demandez si votre entreprise doit stocker des documents dans le cloud ? Le stockage de vos documents dans le cloud est un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin de stocker des documents en ligne. Le stockage de fichiers dans le cloud peut réduire les coûts, augmenter l’agilité des transactions et garantir la sécurité de vos fichiers.

Qu’est-ce que le stockage dans le cloud ?

Ce terme désigne un modèle de cloud computing dans lequel les données sont stockées, gérées et sauvegardées à distance dans des espaces en ligne.

On parle de stockage de documents dans le cloud car les fichiers ne sont plus placés sur leurs propres serveurs physiques mais attribués à des serveurs tiers, comme Google, Microsoft ou Amazon. Il est de leur devoir de s’assurer que les données sont toujours disponibles et qu’elles ne sont pas corrompues ou accessibles par des personnes non autorisées.

Il existe un certain nombre de systèmes qui utilisent le cloud computing et que vous rencontrez probablement déjà au quotidien. Vous écoutez de la musique sur Spotify qui n’est pas sauvegardée sur votre téléphone, et vous pouvez accéder à des images dans Google Photos à l’aide de n’importe quel appareil connecté à Internet.

Lorsque nous parlons de gestion de documents dans le cloud, cependant, il y a un certain nombre de services qui méritent d’être mis en avant. Grâce à la mise en place d’un système moderne d’accord, vous pouvez créer des documents, les signer électroniquement, les partager avec les bonnes personnes et conserver toutes les informations de chacune de ces transactions dans le cloud. Cette technologie est accessible et dispose de tableaux de bord intuitifs, vous permettant d’effectuer des actions comme la recherche ou l’envoi de fichiers en quelques clics. Mais ce n’est qu’un début. Il existe de nombreux avantages à stocker vos documents dans le cloud.

Voici 5 des principales raisons de stocker vos documents dans le cloud :

1. Économisez de l’espace

Vous pouvez facilement économiser de l’espace de stockage de documents en ligne. Lorsque les serveurs physiques étaient la norme, le premier problème était évident : la contrainte d’espace. Si l’entreprise achetait du matériel pour stocker 100 téraoctets et que, quelques mois plus tard, tout cet espace était déjà utilisé, il n’y avait que deux options : nettoyer les documents ou acquérir plus de matériel.

Avec le stockage en nuage de fichiers, cependant, les entreprises peuvent louer des ensembles de stockage plus petits et, si nécessaire, augmenter l’espace de stockage numérique.

Ce qui est le plus intéressant, c’est que ce processus est évolutif et que doubler votre capacité de stockage ne signifie pas que toutes les valeurs contractuelles seront doublées.

2.Facilité du partage des fichiers

Le cloud facilite le partage et le stockage des fichiers. Soyons honnêtes ; traiter des fichiers numériques est beaucoup plus pratique et peu coûteux que des documents physiques. Les entreprises qui utilisent des processus papier doivent effectuer le travail fastidieux et répétitif d’imprimer les fichiers, de les vérifier, de courir après les signatures humides, de recevoir l’authentification nécessaire et de poster les documents finaux.

Lorsque les fichiers sont numériques, le traitement des documents est beaucoup plus agile, car vous pouvez facilement partager des documents depuis le cloud directement depuis un ordinateur ou un téléphone portable. Lorsque vos documents sont enregistrés dans le cloud, vous et vos clients pouvez facilement accéder aux documents et les signer à tout moment. Il est facile de signer et de renvoyer des documents en quelques clics. Les fichiers peuvent recevoir une signature électronique et toute la sécurité, l’intégrité et la conformité que cela implique.

3.Stockage en ligne et historique des documents

Le problème du papier est particulièrement apparent lorsqu’il vous regarde en face : une pièce avec plusieurs armoires, tiroirs et dossiers est déjà entrée dans l’imaginaire populaire comme un symbole de bureaucratie et d’entrave aux processus.

Avec les fichiers stockés dans le cloud, les dépenses précédemment consacrées au maintien d’un espace physique adéquat s’évaporent. Tous les fichiers se trouvent sur le serveur du fournisseur, et au fur et à mesure qu’ils sont numérisés, le processus de recherche s’accélère. En effet, le système est capable de séparer les documents en fonction des informations pertinentes, telles que la date de création et de soumission, le type de fichier ou les personnes impliquées dans un processus. Ce dont vous avez besoin peut être trouvé en quelques clics.

4.Le stockage dans le cloud est sécurisé

Les documents professionnels doivent être sécurisés. L’accès non autorisé à des fichiers sensibles peut entraîner des pertes financières, sans parler des dommages potentiels à la marque en raison d’un manque de confiance. La bonne nouvelle est que les services de cloud sont sécurisés et qu’il existe un certain nombre de fonctionnalités et de processus pour garantir à la fois la disponibilité et l’intégrité des données.

Chaque fichier, par exemple, est dupliqué par le fournisseur. Autrement dit, un document se trouve sur au moins deux serveurs dans le cloud, de sorte que, si l’un d’eux est hors ligne (en raison d’une maintenance, par exemple), vous pouvez toujours trouver votre document. Cela permet également de s’assurer qu’un fichier n’est pas perdu si un serveur tombe en panne.

Il convient également de rappeler que les services de cloud sont gérés par de grandes entreprises, capables de répondre à la fois aux exigences légales en matière de sécurité et de disposer des équipes et des ressources nécessaires pour lutter contre les tentatives d’invasion. Par exemple ; toutes vos transactions sont stockées de manière sécurisée dans le cloud lorsque vous utilisez DocuSign et vous pouvez également accéder et stocker des documents sur DropBox, OneDrive, Google Drive, Salesforce et plus encore.

5.Gestion des documents dans le cloud via le mobile

Dans un monde de plus en plus connecté, il est important que les personnes extérieures au bureau puissent accéder aux documents dans le cloud, notamment si elles travaillent à distance à la maison ou en voyage d’affaires. Il est important de permettre aux responsables d’accéder à des informations commerciales importantes, même en déplacement via le mobile.

En plus de permettre l’accès aux fichiers, il est également possible de réaliser des actions stratégiques, comme l’envoi de propositions commerciales ou même de contrats prêts à être signés. Ici, le processus peut être encore plus rapide grâce à l’utilisation d’une signature électronique, qui peut être effectuée sur le téléphone lui-même et qui est beaucoup moins coûteuse que l’impression et l’envoi de dossiers physiques.

Pour en savoir plus sur le coffre fort numérique digiposte cliquez sur le lien